Configurar escáner de impresora en Windows 11, Mac y móvil

Configurar escáner de impresora es un paso que casi siempre se hace solo: cuando agregas una impresora multifunción en Windows 11 o en un Mac, la parte de escáner se agrega al mismo tiempo. Lo que suele complicarse es encontrar después la herramienta de escaneo, elegir unos ajustes razonables y configurar los botones de escaneo a correo o a carpeta de la propia impresora. Esta guía explica cada uno de esos puntos, además de cómo escanear al móvil.

Si todavía no has agregado la impresora, hazlo primero: Windows 11, Mac o Chromebook (en inglés).

Escanear en Windows 11

Comprueba que el escáner está instalado

1. Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Selecciona tu multifunción. Si admite escaneo, su página muestra la opción Abrir escáner o una entrada de escáner independiente.

Si no aparece ningún escáner, quita el dispositivo y vuelve a agregarlo, o instala el paquete de software completo del fabricante, que incluye un controlador de escaneo.

Escanea con la app Escáner de Windows

1. Selecciona Abrir escáner en la página de la impresora, o instala y abre Escáner de Windows (Windows Scan) desde Microsoft Store.
2. Elige el escáner y después el Origen: plano (el cristal) o alimentador de documentos, si lo hay.
3. Elige el Tipo de archivo (PDF, JPEG, PNG y otros), el Modo de color y la Resolución.
4. Selecciona Escanear. Por defecto, el archivo se guarda en una carpeta de escaneos (Scans) dentro de Imágenes; puedes cambiarlo en la opción Guardar archivo en.

Fax y Escáner de Windows, la herramienta integrada más antigua, sigue disponible en Windows 11; búscala en Inicio. Ofrece algunas opciones más para documentos.

Escanear en un Mac

Desde Impresoras y escáneres

1. Abre Ajustes del Sistema > Impresoras y escáneres y haz clic en tu multifunción.
2. Haz clic en Escanear (o Abrir escáner). Haz clic en Mostrar detalles para ver todas las opciones.
3. Elige el origen, el tipo (color, blanco y negro, texto), la resolución, el formato y dónde guardar.
4. Haz clic en Escanear.

Con Captura de Imagen

La app Captura de Imagen (en Aplicaciones) muestra en su barra lateral todos los escáneres conectados. Puede escanear varias páginas en el cristal y, si eliges el formato PDF y marcas la opción de combinar en un único documento (Combine into single document), guardarlas como un solo archivo. La mayoría de las multifunción de red actuales funcionan aquí sin el software del fabricante, mediante AirScan (eSCL).

Escanear en un Chromebook

Usa la app integrada Escanear; búscala en el menú de aplicaciones. Tienes los detalles en nuestra guía de impresoras para Chromebook (en inglés).

Cómo elegir los ajustes de escaneo

Finalidad	Resolución	Color	Formato
Cartas, formularios, recibos	De 200 a 300 ppp	Blanco y negro o escala de grises	PDF
Documentos para editar (OCR)	300 ppp	Escala de grises	PDF o TIFF
Fotos para ver en pantalla o compartir	300 ppp	Color	JPEG
Fotos para reimprimir o archivar	600 ppp o más	Color	PNG o TIFF

Una resolución más alta implica archivos mucho más grandes y escaneos más lentos, así que quédate en 300 ppp salvo que necesites más.

Configurar el escaneo a correo o a una carpeta de red

Muchas multifunción de red pueden enviar los escaneos directamente desde su panel de control. Esto se configura en la impresora, no en el ordenador:

1. Busca la dirección IP de la impresora en su informe de red.
2. Escríbela en un navegador conectado a la misma red para abrir su página de ajustes web.
3. Busca Escanear a correo electrónico (Scan to Email) o Escanear a carpeta de red (Scan to Network Folder); a veces están en Escanear o en Libreta de direcciones.
4. El escaneo a correo necesita los ajustes del correo saliente (SMTP). Muchos proveedores de correo web exigen ahora contraseñas de aplicación o métodos de inicio de sesión modernos que las impresoras antiguas no admiten, así que el servicio de correo en la nube del fabricante puede ser más sencillo si la impresora lo ofrece.
5. El escaneo a carpeta de red necesita una carpeta compartida en un ordenador o en un dispositivo de almacenamiento (SMB), con un nombre de usuario y una contraseña que la impresora pueda usar.

Después de guardar los ajustes, haz una prueba con una sola página.

Cómo entrar en la página de ajustes web

Cada fabricante le da un nombre distinto: Embedded Web Server en HP, Web Config en Epson, Web Based Management en Brother y Remote UI en Canon. Para abrirla:

• Escribe https:// seguido de la dirección IP, por ejemplo https://192.168.1.20. Si no carga, prueba con http://.
• El navegador mostrará casi siempre un aviso de certificado, porque la impresora usa un certificado propio. Brother explica que ese aviso es normal al usar https; en tu propia red, con la dirección sacada del informe de la impresora, puedes continuar.
• Para cambiar ajustes hace falta la contraseña de administrador. En los modelos actuales de Brother viene impresa en la parte trasera de la máquina, marcada como “Pwd”, y también en el informe de configuración de red; otros fabricantes usan una etiqueta o el número de serie. Cámbiala la primera vez que entres.

Nuestra guía para acceder a la interfaz web de la impresora (en inglés) explica qué hacer si la página no abre.

Escáner y red

El ordenador que recibe los escaneos tiene que estar en la misma red que la impresora: no en la red de invitados ni conectado por VPN. Si usas un sistema wifi mesh, reserva la dirección IP de la impresora en la app del router para que el escaneo a carpeta no deje de funcionar cuando cambie la dirección.

Escanear al móvil

En iPhone o Android, la app del fabricante de la impresora (por ejemplo HP Smart o Canon PRINT) puede iniciar un escaneo desde la impresora y guardarlo en el teléfono como PDF o como foto. Algunos teléfonos Android también incluyen escaneo integrado desde escáneres de red. Para imprimir desde ese mismo teléfono, consulta cómo imprimir desde iPhone y cómo imprimir desde Android.

Si el escaneo no funciona

• Asegúrate de que el ordenador y la impresora están en la misma red y de que la impresora no está en reposo.
• Vuelve a instalar el dispositivo, o instala el paquete de software completo del fabricante en lugar del controlador básico.
• Comprueba que ningún cortafuegos está bloqueando el software de escaneo del fabricante.
• Si el escaneo funcionaba por USB pero no por wifi, vuelve a agregar la impresora usando su conexión de red en lugar del USB.