Cambiar preferencias de impresión en Windows 11 paso a paso

Si cambias las preferencias de impresión en Windows 11 una sola vez, cada trabajo nuevo empieza como quieres: en el tamaño de papel correcto, a doble cara y en blanco y negro para los documentos de todos los días. Si no, terminas eligiendo lo mismo en cada cuadro de impresión o, peor, gastando papel y tinta de color. Esta guía muestra dónde están los valores predeterminados, cuáles vale la pena cambiar y por qué a veces una app los ignora.

Valores predeterminados y ajustes de un solo uso

La impresión en Windows tiene dos capas:

• Preferencias de impresión (los valores del controlador): se configuran una vez por impresora y todas las apps parten de ellos.
• El cuadro de impresión de la app: lo que cambias ahí se aplica a ese trabajo, y algunas apps lo recuerdan para el siguiente o lo guardan en el documento.

Así que los valores predeterminados son la base y una app puede cambiarlos. Eso explica casi todas las quejas de “Windows ignora mis ajustes”.

La impresora predeterminada es otro ajuste distinto. Nuestra guía sobre la impresora predeterminada en Windows 11 lo explica, incluido el interruptor Permitir que Windows administre mi impresora predeterminada que describe Microsoft.

Paso 1: abre Preferencias de impresión

1. Selecciona Inicio y luego Configuración.
2. Ve a Bluetooth y dispositivos y luego Impresoras y escáneres. Es la ruta que usan las páginas de soporte de Microsoft.
3. Elige la impresora.
4. Elige Preferencias de impresión.

La ventana que se abre viene del controlador de la impresora, no de Windows, así que las pestañas cambian entre marcas y entre el controlador completo del fabricante y el básico de Windows. Nombres habituales: Principal, Diseño, Papel/Calidad, Acabado y Avanzado. Si no ves una opción, puede que necesites el controlador completo; nuestra guía para instalar una impresora sin CD explica cómo conseguirlo.

Paso 2: los valores que conviene definir

Tamaño de papel

Pon Tamaño de papel (o Tamaño de página) en el papel que realmente cargas: A4 en la mayor parte del mundo, Carta en Estados Unidos, Canadá, México y otros países de América. Una computadora comprada en otro país, o una impresora configurada con otra región, suele venir con el otro tamaño, y eso causa páginas recortadas o errores de tamaño de papel.

Revisa también el tamaño y tipo de papel configurados para la bandeja en el panel de la impresora, si tiene. La impresora compara lo que pide el trabajo con lo que dice tener la bandeja.

Doble cara

Busca Doble cara, Dúplex, Imprimir en ambos lados o Impresión a 2 caras. Elige encuadernación por el borde largo para documentos verticales normales; el borde corto es para calendarios o diseños tipo bloc. Si tu impresora no tiene unidad dúplex automática, quizá solo veas una opción manual, en la que la impresora te pide dar vuelta las hojas.

Color o blanco y negro

Pon Escala de grises, Blanco y negro o Monocromo como valor predeterminado si casi todo lo que imprimes es texto. Cambia a color en el cuadro de impresión cuando lo necesites. Algunas impresoras de tinta usan un poco de tinta de color incluso en escala de grises; la documentación de tu impresora explica cómo funciona su modo.

Calidad

Estándar o Normal sirve para casi todo. Borrador o Económico ahorra tinta o tóner y vale la pena como predeterminado si imprimes muchas páginas internas. Alta es para fotos y conviene elegirla en cada trabajo.

Tipo de papel

Si siempre imprimes en papel normal, deja Papel normal. No pongas papel fotográfico como predeterminado, porque la impresora usará mucha más tinta.

Haz clic en Aplicar, luego en Aceptar, e imprime un documento corto para comprobarlo.

Paso 3: cambia el nombre de la impresora

Un nombre claro evita elegir la impresora equivocada:

1. En Impresoras y escáneres, elige la impresora.
2. Elige Propiedades de impresora.
3. En la pestaña General, escribe un nombre nuevo en el cuadro superior, por ejemplo “Láser de arriba”, y haz clic en Aceptar.

El nombre nuevo se aplica solo en esa PC. Si ves dos entradas para una misma impresora, por ejemplo una por USB y otra por wifi, quita la que no uses; nuestra guía para agregar una impresora en Windows 11 explica cómo quitarla y volver a agregarla.

Valores por impresora y por usuario

Las preferencias de impresión se aplican solo a la impresora que cambiaste. Si tienes dos impresoras, o la misma agregada dos veces, configura cada una. En una PC con varias cuentas de Windows, cada usuario tiene sus propias preferencias.

Cuando una app ignora los valores

• Word y las demás apps de Office guardan un tamaño de papel en cada documento. Un documento creado en Carta sigue en Carta aunque la impresora tenga A4. Cámbialo en el diseño de página del documento.
• Los navegadores tienen sus propios ajustes de impresión, como encabezados, márgenes y escala, y algunos recuerdan la última elección.
• Los lectores de PDF pueden tener una opción para elegir el origen del papel según el tamaño de página del PDF.
• Algunas apps recuerdan la última impresora y los últimos ajustes, así que un trabajo a color puntual puede volverse el nuevo punto de partida.

Si los valores siguen sin aplicarse, quita la impresora, agrégala de nuevo y define las preferencias antes de imprimir.

Mac y otros sistemas

En Mac, los equivalentes están repartidos. La guía de Apple explica que en Configuración del Sistema, Impresoras y escáneres, eliges la impresora predeterminada y puedes darle a cada impresora un nombre descriptivo o una ubicación; esa misma pantalla tiene un menú de tamaño de papel predeterminado. La doble cara, el color y la calidad se eligen en el cuadro de impresión, donde puedes guardarlos como preajuste. Nuestra guía para agregar una impresora en Mac cubre el primer paso.

En Windows 10, la ruta es Configuración, Dispositivos, Impresoras y escáneres, elige la impresora, Administrar, Preferencias de impresión. Para comprobar el resultado en cualquier sistema, imprime una página de prueba.